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會議接待操作手冊
來源:張家界會議展覽公司 作者:本站 時間:08-05-15 07:56:27
表后發放整套資料,說明里面裝的內容,尤其是囑咐讓其觀看《會議須知》,不明處查詢會務組,并告知會務組所在;由專人負責將來賓送入客房,主動幫助來賓提行李,如客房內已有客人要主動做介紹

G、確定客人是否需要預定返程車票、機票,并告知收款時間;

H、提醒客人將貴重物品妥善保管;

I、客房安排盡量一次到位,避免對來賓進行調房,如有特殊情況必須安排的,應向調動雙方做好解釋工作;

J、輪流用餐,確保崗位始終有人,在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息,確保旺盛的工作精力。

3.3接站組的工作流程

A、詳細檢查接站所用物品:接站牌、《接站人員一覽表》等;

B、接站組成員應詳細了解所接對象,并有其移動聯系方式;

C、如出現晚點應耐心等候,在無接任務時注意自行安排休息,但是要保證隨叫隨到,不能離會場和車站太遠;

D、接站司機應隨時待命,并合理安排行車路線,禁止出現飲酒和脫崗現象;

E、接到來賓應熱情主動的協助其提行李,并將其送上車,如還需等其它來賓則向其說明;

F、如遇塞車現象應及時向會務組反映情況;

G、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統一放在會務組;

3.4會場組的工作流程

A、與會場服務員充分溝通,做到期雙方緊密合作;

B、在會議開始前一小時進入會場,檢測會場設備:麥克風、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調等;

C、選擇并預留攝像機位,盡量減少人員走動對攝像效果的影響;

D、由1~2人在會場入口處迎接來賓,并向其說明手機關閉或調到無聲,或向其出示警示牌,上面寫有:“禁止吸煙”,“請將手機關閉或調至無聲”,“會場內請勿喧嘩和走動”等警示語;

E、引導來賓從前向后坐;

F、來賓入席后由會場服務員提供茶水,但是僅僅限于會前和中間休息的時候,中間倒水一是影響授課人的情緒,同時客戶喝水多了難免要小解,很麻煩,會擾亂會場秩序;

G、在會議期間,如有來賓交頭接耳或接打電話,可遞上紙條,請其注意會場秩序,如有來賓打盹,可為其提供風油精或清涼油提神;

H、為保證授課人的思路來受干擾,授課期間會場內除攝像人員可以來回走動外,其他人員盡量減少走動;

3.5后勤組的工作流程

A、做好各項開支的費用預算,協助購買并保管所需物資,保障有力;

B、提前與訂票公司聯系,并了解始發車次及航班次,爭取為來賓提供經濟快捷的返程路線;

C、和會務組進行溝通,提前取得各個客人返程的時間和要求,集中購買,以免耽誤時間;

D、后勤組也是機動組,隨時聽從總指揮的安排。

3.6主持人的工作流程

A、主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內容等;

B、會前先宣布會議程序和會議須知,并將注意事項進行公布;

C、擬定每位發言人的經歷與職務簡介,當發言人上臺前進行介紹;

D、發言后用簡單的總結發動來賓為授講者鼓掌;

E、事先準備好活躍課間的話題、活動;

F、主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關;

3.7留守人員的注意事項

A、留守期間詳細接聽電話,并詳細記錄;

B、如在留守期間有來賓或客人來參觀應熱情接待,并說明會議情況;

C、留守期間注意防盜、防電等安全,嚴禁脫崗;

D、用餐時可輪換,或叫餐上門。

3.8用餐時注意事項

A、會議用餐前一小時與餐廳負責人聯系,確定用餐量,并做好預備量;

B、用餐前五分鐘安排員工到餐廳門口等候來賓,引導來賓就坐;

C、如有特殊習慣或宗教信仰的來賓應提前安排;

D、對餐廳前臺人員說明,煙、酒、加餐等只能通過會務組專人進行安排,客人如自行安排會務組概不負責;

E、待來賓全部入座后員工填補到每桌的間隙,盡量不要出現員工扎

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