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長沙、張家界會議接待調度手冊
來源:本站原創 作者:本站 時間:08-04-16 22:02:34

會議接待涵蓋的要素比較多 , 這里就主要方面加以概括如下 :

一、按照會議主辦方的要求,根據會議類型提供相應的會議服務。

二、確定會議召開地點、時間、規模及抵離方式。

三、根據主辦方的要求確定酒店級別,可選擇同級別的酒店 3-4 家供其參考。

四、在選擇酒店時,主要考慮如下因素:

(1) 酒店位置、環境、交通狀況。

(2) 客房是否滿足會議用房的數量和標準。

(3) 會議室的大小、功能是否滿足召開會議的要求。

(4) 綜合評判用房、會議室、用餐、茶歇等價格是否可以控制在預算之內。

(5) 會議若在異地召開,則需確定地接社,委托當地合作單位接待、安排會議召開、

會議旅游等事宜,可委托當地合作單位預定酒店 , 也可以直接異地訂房。

五、會議服務:

(1) 票務:主要落實會議召開人員回程的票務,做到先統計、預先落實。

(2) 會議用房:根據會議主辦方要求,確定多少間標房、單間、套房、行政樓層等。與酒店協商好預定用房數可進行一定浮動。

(3) 布置好會議室:根據會議方要求懸掛條幅、擺放會議桌、名牌、指示牌、形象板、幕布、投影、音響設備。

(4) 接站工作:會議接站不同于團隊,主要表現在:分時、分點、人員復雜等,因此要進行編排,做好充分準備。

(5) 酒店前臺接待:酒店接待人員要不斷同接站人員溝通,在客人抵達酒店前將房卡準備好;與會人員簽到注冊時,工作人員要給與會者提供真誠而細致的服務;工作人員要對整個活動做充分了解,做到有問必答。

(6) 安排好酒店內和酒店外的用餐規格:包括用餐標準、用餐環境等。

(7) 根據會議主辦方的要求,準備好返程票的訂票事宜,做到沒有差錯。

(8) 根據會議人員的變動情況,做好返程票的訂票事宜,做到沒有差錯。

六、會議旅游:會議旅游與一般團隊旅游相似,只是要求導游提高服務層次,導游詞也

要根據會議人員的構成作一些相應的調整;一般不進店、不購物等。

七、召開會議環節較多,每個環節都要認真執行會議預算,不要超出主辦方的要求。

八、做好送站準備,安全圓滿的完成會務工作。

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